[AA/F8: Technical Articles] Kiểm soát nội bộ ( Internal Control)

Hệ thống kiểm soát nội bộ chủ yếu giải quyết ba vấn đề lớn, đó là: tuân thủ pháp luật và các quy định; đảm bảo mục tiêu hoạt động (hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý); đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Mục tiêu hoạt động là đạt được một mục tiêu cụ thể được thiết lập trong mối quan hệ đánh giá tổng thể (từng mục tiêu cụ thể đạt được nhưng mục tiêu hoạt động tổng thể có thể không đạt được); phát triển và sử dụng một cách tốt nhất (tiết kiệm, hiệu quả, an toàn) tài nguyên.

Mục đích của dn khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ khác với mục đích thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ của DN là để:

– Đảm bảo mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ (tuân thủ pháp luật và các quy định; đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính; đảm bảo mục tiêu hoạt động của đơn vị).

– Bảo vệ thông tin, tài sản trong dn, đơn vị.

– Phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm, gian lận trong hoạt động.

– Phát hiện, tổng hợp và xử lý kịp thời các vướng mắc, bức xúc trong doanh nghiệp, đơn vị.

– Nâng cao hiệu quả điều hành, hiệu quả quản lý, hiệu quả kinh doanh của đơn vị (ra quyết định quản lý đúng đắn, hiệu quả; quản lý phải mang lại kết quả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao).

Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ

Dưới góc độ kiểm soát nội bộ coso bao gồm 5 yếu tố: môi trường kiểm soát; quy trình đánh giá rủi ro; hệ thống thông tin và truyền thông; hoạt động kiểm soát; và giám sát kiểm soát. Vì vậy, các hoạt động diễn ra luôn phải được kiểm soát và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo độ tin cậy của kết quả kiểm soát đối với các đối tượng quan tâm, đặc biệt là các đối tượng bên ngoài.

1.Môi trường kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

a) Truyền đạt và thực thi các giá trị đạo đức và liêm chính: Hiệu quả của các biện pháp kiểm soát không thể vượt trội so với các giá trị đạo đức và tính liêm chính của việc tạo, quản lý và giám sát các biện pháp kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của các tiêu chuẩn đạo đức và ứng xử của một thực thể cũng như việc truyền đạt và thực thi các tiêu chuẩn đó trên thực tế. Việc thực hiện các giá trị về tính chính trực và đạo đức bao gồm các hành động của ban quản lý nhằm loại bỏ hoặc giảm bớt các động cơ khuyến khích nhân viên tham gia vào các hành vi hợp pháp hoặc phi đạo đức không trung thực, bất hợp pháp hoặc không trung thực. Truyền đạt chính sách của một thực thể về tính liêm chính và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt các tiêu chuẩn ứng xử cho nhân viên thông qua các chính sách, quy tắc ứng xử và điều lệ của thực thể. ví dụ.

b) Cam kết về năng lực: Năng lực là những kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi công việc của một cá nhân.

c) Sự tham gia của ban quản lý: Ban quản lý có các trách nhiệm quan trọng được quy định trong các tiêu chuẩn nghề nghiệp, các luật và quy định khác hoặc hướng dẫn do ban quản lý xây dựng. ban hành. Ngoài ra, ban quản lý chịu trách nhiệm giám sát việc thiết kế và thực hiện các thủ tục báo cáo sai sót của đơn vị và đánh giá tính hợp lệ.

d) Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc: Triết lý điều hành và phong cách điều hành của ban giám đốc có nhiều đặc điểm: sự thận trọng trong việc lựa chọn các nguyên tắc và chính sách kế toán vào thời điểm đó hay tính bảo mật và cẩn trọng trong việc lập các ước tính kế toán , ở đâu:

+ Nếu các quyết định quản lý bị tập trung và chi phối bởi một người thì ktv cần quan tâm đến chất lượng và khả năng của cơ quan tập trung này.

+ Nếu phân quyền cho nhiều người trong cơ quan chủ quản, ktv nên cân nhắc sử dụng quyền của người phân quyền để tránh trường hợp không sử dụng hết hoặc lạm dụng quyền được giao.

+Phương thức ủy quyền: Là cách người quản lý ủy quyền một cách chính thức cho cấp dưới. Nên có văn bản ủy quyền rõ ràng để thuận tiện cho công việc và tránh bị lợi dụng.

d) Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp bao gồm việc xem xét các vấn đề chính về thẩm quyền, trách nhiệm giải trình và các kênh báo cáo phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận khác nhau trong đơn vị, giúp ích rất nhiều cho việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Một cơ cấu phù hợp sẽ tạo cơ sở cho các hoạt động lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát. Ngược lại, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát không hiệu quả nếu không được thiết kế phù hợp.

Ví dụ, nếu đặt bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc bộ phận kế toán thì chức năng kiểm tra, đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thực hiện được.

Cấu trúc tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó các vị trí chủ chốt phải được xác định với quyền hạn, trách nhiệm và định dạng báo cáo phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị.

d) Phân bổ thẩm quyền và trách nhiệm: Phân bổ thẩm quyền và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến các thông lệ chung, kiến ​​thức và kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt, cũng như các nguồn lực được cung cấp để thực hiện các nhiệm vụ. Ngoài ra, các nhiệm vụ có thể bao gồm các chính sách và thông tin liên lạc để đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu mục tiêu của tổ chức, hiểu hành động của mỗi cá nhân liên quan như thế nào và đóng góp chặt chẽ vào các mục tiêu đó, đồng thời hiểu cách thức và trách nhiệm của từng người đối với những gì.

e) Các chính sách và thông lệ về nguồn nhân lực: Các chính sách và thông lệ về nguồn nhân lực thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan đến nhận thức của một thực thể về quyền kiểm soát. Ví dụ: tiêu chí tuyển dụng những ứng viên đủ tiêu chuẩn nhất thể hiện cam kết của tổ chức đối với những cá nhân có năng lực và đáng tin cậy.

Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với nhân viên của doanh nghiệp đó, họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và là chủ thể điều hành mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.

Do đó, chính sách nhân sự bao gồm tất cả các phương pháp và hệ thống quản lý về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, thưởng phạt nhân viên của đơn vị.

2. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.

a) Đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định xem rủi ro kinh doanh có liên quan như thế nào đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Khuôn khổ lập và trình bày báo cáo tài chính, ước tính rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và xác định các hành động để giải quyết và quản lý rủi ro cũng như hậu quả của chúng. Ví dụ: quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị có thể bao gồm đánh giá cách đơn vị xem xét khả năng xảy ra các giao dịch chưa được ghi nhận hoặc xác định và phân tích các ước tính kế toán quan trọng được ghi nhận trong báo cáo tài chính.

<3 Ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính theo tuyên bố của ban quản lý với BBC. Ban quản lý có thể phát triển các kế hoạch, chương trình hoặc hành động để giải quyết các rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro, có tính đến hiệu quả kinh tế hoặc các yếu tố khác. Rủi ro hoặc thay đổi có thể xảy ra trong các trường hợp sau:

– Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong môi trường pháp lý hoặc hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lực cạnh tranh và những rủi ro khác nhau đáng kể;

– Nhân viên mới: Nhân viên mới có thể có kiến ​​thức và mối quan tâm khác về ksnb;

– Hệ thống thông tin mới hoặc sửa đổi: những thay đổi quan trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến ksnb;

– Tăng trưởng nhanh: việc mở rộng kinh doanh nhanh chóng có thể gây căng thẳng cho các biện pháp kiểm soát và làm tăng nguy cơ thất bại trong kiểm soát;

– Công nghệ mới: Việc áp dụng công nghệ mới vào quy trình sản xuất hoặc hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong ksnb;

– Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới: việc thâm nhập vào lãnh thổ hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc giao dịch mà thực thể có ít kinh nghiệm có thể gây ra những rủi ro mới liên quan đến ksnb;

– Tái cấu trúc đơn vị: tái cấu trúc có thể dẫn đến cắt giảm nhân sự, thay đổi cơ chế, phương thức quản lý hoặc thay đổi phân công trách nhiệm, phân công lao động, từ đó làm thay đổi rủi ro liên quan đến ksnb;

– Mở rộng hoạt động kinh doanh ở nước ngoài: Việc mở rộng hoặc mua lại hoạt động kinh doanh ở nước ngoài dẫn đến những rủi ro mới và bất thường có thể ảnh hưởng đến công ty, chẳng hạn như sự gia tăng hoặc thay đổi rủi ro giao dịch ngoại tệ;

– Áp dụng chế độ kế toán mới: Việc áp dụng các nguyên tắc, hướng dẫn kế toán mới hoặc những thay đổi về chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh hưởng đến rủi ro trong việc lập và trình bày BCTC.

3.Các hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC.

Bao gồm các quy trình kinh doanh và thông tin liên lạc có liên quan

a) Một hệ thống thông tin bao gồm thiết bị (phần cứng), phần mềm, con người, chương trình và dữ liệu. Nhiều hệ thống thông tin sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin.

b) hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống kế toán, liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, bao gồm các phương pháp và hồ sơ để:

– Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch hợp lệ; mô tả các giao dịch một cách kịp thời và chi tiết để có thể được phân loại phù hợp cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính;

– Đo lường giá trị giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được phản ánh đúng trên BCTC; xác định kỳ hạn giao dịch để giao dịch được hạch toán đúng kỳ kế toán; trình bày đúng giao dịch và các thuyết minh có liên quan trên BCTC.

c) Chất lượng thông tin do hệ thống tạo ra ảnh hưởng đến khả năng của Ban Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập báo cáo tài chính một cách đáng tin cậy.

d) Truyền đạt thông tin, bao gồm cái nhìn sâu sắc về vai trò và trách nhiệm của các cá nhân có liên quan đến KSNB trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính, có thể dưới dạng các văn bản chính sách, hướng dẫn kế toán và hướng dẫn lập báo cáo tài chính. Giao tiếp có thể là điện tử, bằng lời nói hoặc thông qua các hành động quản lý.

4. Hoạt động kiểm soát nội bộ.

4.1. Chính sách và thủ tục

Các hoạt động kiểm soát liên quan đến kiểm toán có thể được nhóm lại thành các chính sách và thủ tục liên quan đến:

a) Đánh giá hiệu suất: Các hoạt động kiểm soát này bao gồm đánh giá và phân tích hiệu suất thực tế so với các kế hoạch, dự báo hoặc hiệu suất trước đó; đánh giá và phân tích mối quan hệ giữa các dữ liệu liên quan khác nhau, chẳng hạn như dữ liệu hoạt động và tài chính, cũng như thử nghiệm và hiệu chỉnh; so sánh nội bộ số liệu với các nguồn bên ngoài và đánh giá hiệu suất chức năng hoặc hoạt động.

b) Xử lý thông tin: Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin thường được sử dụng là kiểm soát ứng dụng và kiểm soát công nghệ thông tin chung: (i) Ứng dụng kiểm soát dữ liệu được ghi lại, duy trì và xem xét số dư tài khoản và bảng cân đối kế toán. , kiểm soát tự động như kiểm tra đầu vào, kiểm tra số lượng kết hợp với giám sát thủ công tổng hợp báo cáo ngoại lệ. (ii) Các biện pháp kiểm soát công nghệ thông tin chung là các chính sách và thủ tục liên quan đến nhiều ứng dụng và hỗ trợ hoạt động hiệu quả của các biện pháp kiểm soát ứng dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của các hệ thống thông tin. Ví dụ: kiểm soát các thay đổi của chương trình, kiểm soát quyền truy cập vào hệ thống hoặc dữ liệu, kiểm soát việc áp dụng phần mềm mới, kiểm soát phần mềm để hạn chế quyền truy cập hoặc giám sát việc sử dụng các chức năng hệ thống có thể thay đổi dữ liệu tài chính hoặc thay đổi hồ sơ mà không để lại dấu vết.

c) Kiểm soát vật lý: Kiểm soát bao gồm:

– Đảm bảo an ninh vật lý của tài sản, bao gồm thuê nhân viên an ninh và sử dụng các phương tiện an toàn để truy cập tài sản và tệp; truy cập vào các chương trình máy tính và tệp dữ liệu.

– Thường xuyên đối chiếu số liệu thực tế với số liệu ghi trên sổ kế toán (ví dụ: đối chiếu kết quả kiểm kê tiền mặt, hàng tồn kho, tồn kho thực tế với sổ kế toán).

Mức độ mà các biện pháp kiểm soát vật lý đối với hành vi trộm cắp tài sản có liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính nên liên quan đến chất lượng kiểm toán, tùy thuộc vào việc tài sản có dễ bị trộm hay không?

d) Phân quyền: Phân định trách nhiệm phê duyệt giao dịch, ghi nhận giao dịch, nắm giữ tài sản cho nhiều người khác nhau. Việc tách biệt các nhiệm vụ nhằm giảm khả năng bất kỳ cá nhân nào thực hiện hành vi bất hợp pháp và che giấu hành vi sai trái hoặc gian lận trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình.

4.2. Nguyên tắc điều hành

Ba nguyên tắc hướng dẫn chung để xây dựng một hệ thống ksnb hiệu quả là phân công và phân chia nhiệm vụ; phản đối và phê duyệt, và ủy quyền.

Nguyên tắc giao việc

Trong một tổ chức có nhiều người chơi, nhiệm vụ cần được giao cho mọi người, thay vì để một số người làm quá nhiều việc trong khi những người khác thì không. Theo nguyên tắc này, cần phân chia cụ thể chức trách, nhiệm vụ của nhiều bộ phận, nhiều người trong bộ phận. Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng tạo nên sự chuyên môn hóa công việc, hiếm khi xảy ra sai sót và khi mắc phải thường rất dễ phát hiện.

Mục đích của nguyên tắc này là không một người hoặc bộ phận nào có thể kiểm soát tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Khi đó, công việc của người đó nghiễm nhiên bị chi phối bởi công việc của nhân viên khác. Ủy thác công việc làm giảm nguy cơ gian lận và sai sót, đồng thời thúc đẩy chuyên môn của nhân viên.

Ví dụ: nếu một doanh nghiệp giao toàn bộ công việc bán hàng cho một nhân viên, từ việc nhận đơn đặt hàng, quyết định bán chịu, lập hóa đơn và giao hàng, lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, thanh toán, lập biên lai và thu tiền… Nếu trường hợp nhân viên tính sai giá bán hoặc giao số lượng lớn hơn… thì sự bất cẩn này có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Nếu không, nhân viên có nguy cơ phạm tội gian lận.

Nguyên tắc phi tuyển dụng

Nguyên tắc này quy định sự phân chia trách nhiệm phù hợp giữa các ngành nghề có liên quan để ngăn chặn hành vi sai trái (đặc biệt là hành vi cố ý) và lạm dụng quyền hạn.

Ví dụ, trong một tổ chức không thể đồng thời lên lịch các công việc phê duyệt và thực thi, thực hiện và kiểm soát, ghi chép và bảo quản tài sản…

Đặc biệt, phải tuân theo quy tắc không có kinh nghiệm:

– Bảo vệ tài sản kiêm kế toán.

– Phê duyệt các giao dịch kinh tế kiêm nhiệm và thực hiện các giao dịch đó.

– Sự thiếu trách nhiệm giữa công tác quản lý và công tác kế toán.

Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt

Để đáp ứng các mục tiêu kiểm soát, tất cả các giao dịch kinh tế phải được ủy quyền hợp lệ. Trong một tổ chức nơi mọi người làm mọi thứ, sự hỗn loạn và phức tạp nảy sinh. Nhìn nhận là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Việc phê duyệt được thực hiện theo hai cách:

– Phê duyệt chung: Điều này được thực hiện bằng cách thiết lập các chính sách chung liên quan đến các khía cạnh hoạt động cụ thể để cấp dưới tuân theo.

Ví dụ: Xây dựng và phê duyệt bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng khách hàng.

– Phê duyệt cụ thể: Riêng biệt cho từng giao dịch kinh tế. Phê duyệt cụ thể dành cho các giao dịch lớn hoặc quan trọng xảy ra không thường xuyên.

5. Kiểm soát giám sát

a) Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thường xuyên thiết lập và duy trì cơ sở dữ liệu. Giám sát của Ban Giám đốc đối với các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu chúng có hoạt động như dự kiến ​​hay không và liệu chúng có thay đổi theo những thay đổi trong đơn vị hay không. Giám sát kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động sau: kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên trong bộ phận bán hàng với các điều khoản trong hợp đồng mua bán của đơn vị, bộ phận pháp lý giám sát việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị, ..giám sát cũng nhằm đảm bảo rằng kiểm soát sẽ tiếp tục theo thời gian chạy hiệu quả.

b) Kiểm toán viên nội bộ hoặc những người thực hiện các chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các biện pháp kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng biệt. Thông thường, những cá nhân này cung cấp thông tin kịp thời và thường xuyên về hoạt động của KSNB và tập trung chú ý vào việc đánh giá hiệu quả của KSNB và truyền đạt điểm mạnh, điểm yếu và khuyến nghị để cải thiện KSNB.

c) Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin thu được thông qua giao tiếp với các bên bên ngoài có thể tiết lộ các vấn đề hoặc lĩnh vực địa lý hoặc doanh nghiệp cần cải thiện.